08 noviembre, 2021

Sugerencias para una sana conviviencia en entornos digitales

La virtualidad, en definitiva, llegó para quedarse.

Seguramente usted ya ha formado parte de alguna reunión, clase virtual, webinar, y hasta fiestas familiares por video. Todos coincidimos en la gran importancia que tiene poder ver a sus interlocutores, y así conectar con su lenguaje corporal y su presencia, para poder recuperar un poco de la cercanía que hemos perdido.

Aquí algunas sugerencias que le pueden ser útiles:

Si usted es quien organiza la reunión:

  • Asegúrese de enviar la invitación con suficiente tiempo.
  • Adjunte la agenda de la reunión.
  • Indique la duración de la misma.
  • Solicite con anterioridad si necesitará algún documento/material de parte de
    los participantes.
  • Busque un lugar iluminado.
  • Procure una silla y mesa cómodas.
  • Vístase de forma adecuada, acorde a la reunión.
  • Salude y sea cordial.
  • Mantenga los dispositivos que va a utilizar cargados.
  • Apague los micrófonos de los demás participantes cuando esté hablando para
    evitar ruidos distractores.
  • Abra o cierre los micrófonos, según sea necesario.
  • Si ofrece enviar información adicional a los participantes, anótelo y hágalo
    cuanto antes.
  • Presente a los participantes en caso de que no se conozcan.
  • Su video debe de estar encendido toda la reunión.

Si usted es invitado/alumno: 

  • Sea puntual.
  • Si no va a poder conectarse a la reunión, hágalo saber al anfitrión.
  • Entre con su micrófono apagado.
  • Tenga a mano el material/informes/recursos que puedan ser útiles para la reunión.
  • Pida la palabra, y respete el turno de los demás.
  • Procure una silla y mesa cómodas.
  • Vístase de forma adecuada de acuerdo a la reunión.
  • Mantenga su cámara encendida, y una postura atenta.
  • Muestre interés con preguntas y aportes.
  • Esté atento a los que los otros están aportando, y evite distracciones en otros dispositivos.
  • Salude, despídase y agradezca de forma cordial.

REGLAS DE BUENA EDUCACIÓN PARA VIDEO CONFERENCIAS 

1- No teclee. Usar el teclado de su computadora durante una videoconferencia no sólo genera un ruido molesto, sino que indica que usted no está prestando atención. El resto de los participantes podría suponer que está trabajando en algo no relacionado con la conversación. Incluso si está tomando notas, el golpeteo de las teclas puede distraer a los demás. 

Consejo: si necesita tomar notas, es mejor que lo haga a mano. Y si es absolutamente necesario utilizar el teclado, pulse el botón de silencio. 

2- Mire a la cámara. Mantener el contacto visual genera confianza y comunica que la conversación es importante para usted. Pero si mira directamente a la cámara de su computadora para que los espectadores puedan ver sus ojos, le va a ser difícil seguir de cerca lo que está sucediendo en la pantalla. En los momentos clave en que todos los ojos están puestos en usted—por ejemplo, cuando está haciendo su presentación o se está presentando—, mire a la cámara. De lo contrario, es correcto que mire a las otras personas en la llamada. 

Consejo: Mueva la ventana del video-chat cerca de la cámara de su computadora para mirar las caras de los participantes y a la cámara al mismo tiempo. 

3- No coma. ¿Usted pensaría llevar un sándwich de atún a una sala de reuniones? ¡Verdad que no!, entonces tampoco lo lleve a la videoconferencia. El hecho de que los otros asistentes no puedan oler la comida no quiere decir que no puedan escucharlo o verlo masticar. Además, la comida es la principal de las distracciones. 

4- Evite interrupciones. Cuando está en una videoconferencia, puede ser difícil para sus colegas (que no participan de ella) saber si está en una reunión o simplemente trabajando en su computadora. Las interrupciones pueden romper el hilo del pensamiento y hacerle ver poco profesional. 

Consejo: Si está en una sala de conferencias o en una oficina privada, pegue una nota sobre la puerta pidiendo que no lo interrumpan. Si está en un cubículo o en un escritorio, utilice una señal para hacerle saber a sus colegas que no está disponible.

5- No abandone la videoconferencia sin avisar. ¿Necesita ir al baño? Aunque a veces uno puede llevar un teléfono al baño, en este caso eso no es recomendable. ¿Cómo manejar esta situación? 

Consejo: Si se trata de una videoconferencia en la que participa mucha gente o si se siente incómodo interrumpiéndola, simplemente salga de la reunión y, si es necesario, déjele un mensaje privado a otros asistentes diciéndoles que volverá pronto. Si se trata de un grupo pequeño o si usted es el moderador, pida tomar un pequeño descanso.

6- Preste atención. El hecho de que usted pueda salirse con la suya y hacer sus compras en línea durante una teleconferencia no significa que pueda hacerlo en una videoconferencia. Todo el mundo puede ver cuando sus ojos miran para otra parte o cuando está escribiendo y así darse cuenta que está distraído. 

Consejo: manténgase concentrado. Sacar la vista de la pantalla es una clara indicación de distracción. 

7- Recuerde a los ausentes. A veces la videoconferencia es entre mucha gente en una sala y una persona en un lugar remoto. Es importante cerciorarse de que quienes que no estén en la sala sean incluidos en el diálogo e invitarlos de manera clara para que hagan preguntas o comentarios. De lo contrario, los que están presentes pueden llegar a monopolizar la conversación y olvidarse de la otra persona. 

Consejo: Levantar la mano para hablar está bien, sobre todo cuando hay un retraso en la imagen de video. Si está moderando la videoconferencia, sea proactivo y pregunte si alguien tiene algo que añadir. 

8- Controle sus alrededores. Un entorno desordenado puede hacer que las personas se fijen más en ese desorden que en sus palabras e ideas. El ruido puede ser un problema, ya sea una obra en construcción fuera de la oficina o una conversación en el cubículo de al lado. 

Consejo: Si el entorno de su lugar de trabajo es demasiado ruidoso o desordenado, use una sala de conferencias. Pero un fondo limpio tampoco es imprescindible. Una decoración interesante puede ayudarlo al volverse tema de conversación

9- Elimine las dificultades técnicas. Algunas de las mayores meteduras de pata se producen cuando las fallas técnicas impiden que una persona se una a una llamada. Usted no quiere abrir el servicio de video-chat sólo para encontrar que necesita una actualización del software. No poder conectarse de inmediato o faltar a una sesión puede hacer que una persona aparezca sin preparación o tecnológicamente inepta. 

Consejo: Únase a una videoconferencia un rato antes de la hora prevista para su inicio para solucionar posibles problemas de conexión. Cuando termine la reunión, asegúrese de que termine también la llamada.

10- Encuentra la luz: La luz es tu gran amiga cuando se trata de lucir bien y aprovechar al máximo una videollamada. Lo que más importa es poder ver las expresiones faciales, si puedes, siéntate junto a la ventana para tener la luz en tu cara, eso crea una experiencia mucho mejor para los demás. 

11- Recuerda: el botón de silencio es tu amigo. Si no estás hablando, silencia tu micrófono. Solo asegúrate de permitirles a las personas unos segundos para que activen su micrófono y puedan responder a una pregunta o intervenir. El facilitador de la reunión debe hacer un recordatorio al principio de la reunión para que las personas se silencien y así evitar interrupciones. 

12- No hablar todos la vez: esperá tu turno: Esperar a que termine de hablar el otro para esperar nuestro turno puede ser algo vital dado que toda llamada online de video tiene una demora o delay. 

13- Levantar la mano: En el caso de las charlas masivas, o clases online, también podemos usar las reglas de clase. Hacer silencio cuando el otro habla y por qué no, levantar la mano a la hora de querer preguntar algo para no interrumpir con el audio de nuestra pregunta al profesor o la persona dando la charla. 

14- Abusos de los fondos: Los servicios de videollamadas ahora permiten cambiar el fondo para simular que estamos en otro lugar, jugar un rato y divertirnos. Pero claramente, esta opción no está pensada para reuniones serias o clases. Si tenemos un fondo en casa que no queremos mostrar, podemos optar por algún background neutro, un color sólido o bien una foto fija, pero siempre teniendo en mente el tono de la videollamada y no estar cambiando constantemente.

15- ¿No se conocen? Haz presentaciones: Si estás teniendo una reunión y los demás integrantes no se conocen, es necesario que cada uno se presente.

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